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Elektronisches Urkunden-Archiv beschleunigt Grundbuchseintragung - 02/2008

Vor wenigen Wochen nahm das elektronische Urkundenarchiv der österreichischen Rechtsanwaltschaft den Vollbetrieb auf. Die rund 5.400 heimischen Rechtsanwälte haben nun die Möglichkeit, in Sekundenschnelle auf zentral gespeicherte Dokumente zuzugreifen und genau so schnell und einfach eigene Urkunden und Dokumente in dem hochsicheren Archivsystem abzulegen.

Verträge über Grundstücke, Wohnungen etc. können binnen Sekunden eingesehen werden. Gleiches gilt fürs Firmenbuch. So werden z.B. die Eintragungszeiträume im Grundbuch von bis zu sechs Monaten auf sechs Tage verkürzt. Archivium ermöglicht zudem einen flexiblen, grenzüberschreitenden, EU-weiten Zugriff auf Dokumente für alle Behörden, was wiederum dem Bürger zugute kommt.

„Unsere Aufgabe ist eine langfristige, hochsichere Archivierung von elektronischen Dokumenten in Originalqualität“, erläutert Rechtsanwalt Dr. Wolfgang M. Heufler, der als Geschäftsführer der Archivium Dokumentenarchiv Gesellschaft m.b.H. für die juristischen Aspekte die Verantwortung trägt, die Funktion seines im Vorjahr gegründeten Unternehmens. Ing. Mag. Markus Schaffhauser steht ihm als technischer Geschäftsführer zur Seite, Gesellschafter sind die Siemens AG Österreich und die RADOK. Der Betrieb des Archivs erfolgt durch den Österreichischen Rechtsanwaltskammertag als Behörde, was Archivium Rechtssicherheit und Amtshaftung verleiht.

Höchste Sicherheit garantiert
Bei Archivium kommen die höchsten denkbaren Sicherheitsvorkehrungen zum Einsatz: Informationen werden verschlüsselt abgespeichert, für den elektronischen Zugriff auf die Daten muss sich der Benutzer bei der Anmeldung mit seiner persönlichen Ausweiskarte als Rechtsanwalt identifizieren bzw. seinen Mitarbeitern die entsprechenden Rechte zuweisen. Die Sichere Digitale Signatur garantiert die Identität des Benutzers. Für höchste Sicherheit bürgt zudem die jahrelange Erfahrung von Siemens in diesem Bereich.

Internationale Vorreiterrolle
„In Europa gibt es bisher nichts Vergleichbares“, freut sich Schaffhauser über die Vorreiterrolle Österreichs auf dem Sektor E-Government. „Durch unser Archivsystem konnten wir eine weitere Prozessbeschleunigung in der elektronischen Verwaltung realisieren.“ Die österreichische Lösung hat bereits für internationales Aufsehen gesorgt: Im Rahmen der jüngsten Justizminister-Konferenz wurde die Archiv-Anwendung von der EU mit dem Best-Practice-Award ausgezeichnet!

Beste Kosten-Nutzen-Relation
Die Software, die für den Zugriff benötigt wird, wurde bereits im Sommer kostenlos an alle 5.400 österreichischen Rechtsanwälte verteilt. „Das Abrufen von Informationen ist gratis, für das Einspielen und Abspeichern von Dokumenten fallen dagegen Kosten an“, erläutert der Geschäftsführer das Finanzierungsmodell. In dem so genannten „Triple Seven“-Modell wird ein Dokument für 7 Euro (zzgl. MWSt.) sieben Jahre lang aufbewahrt und steht sieben Tage die Woche rund um die Uhr zum Abruf bereit. Eine 30-jährige Archivierung schlägt mit 15 Euro pro Dokument zu Buche.

Win-Win-Situation
Die Einführung eines elektronischen Urkunden-Archivs bringt sowohl für den Bürger als auch für den Staat und die Rechtsanwälte selbst eine Vielzahl von Vorteilen. So werden z.B. die Eintragungszeiträume im Grundbuch von bis zu sechs Monaten auf sechs Tage verkürzt. Archivium ermöglicht zudem einen flexiblen, grenzüberschreitenden, EU-weiten Zugriff auf Dokumente für alle Behörden, was wiederum dem Bürger zugute kommt. Für den Staat ergeben sich beträchtliche Einsparungen hinsichtlich der Lagerkosten für Papierurkunden. Die Rechtsanwälte profitieren vom schnelleren Workflow und können ihren Klienten eine neue Dienstleistung anbieten: Der „elektronische Safe“ macht den Anwalt zum „Hüter der Urkunden“, der diese seinen Kunden per Mausklick jederzeit in Sekundenschnelle zur Verfügung stellen kann!

15.000 Urkunden bereits archiviert
Nach dem erfolgreichen Start von Archivium – mehr als 1.500 Rechtsanwälte sind bereits im System registriert, mehr als 15.000 Urkunden darin abgelegt – veranstalten die Betreiber nun eine Reihe von Schulungen, die den Anwendern dabei helfen sollen, das Potenzial des Urkundenarchivs noch besser auszuschöpfen. Bis Ende 2008 werden laut  Geschäftsführer Heufler alle heimischen Rechtsanwälte das Archiv-System nutzen.

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