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Betriebskosten: Verwendung der Rücklage - Erfordernisse einer Abrechnung - neue ÖNORM - 11/2008

Verwendung der Rücklage
Seit Inkrafttreten des 3. WÄG mit 01.01.1994 ist die Zweckwidmung der Rücklage als gebundenes Sondervermögen aller Mit- und Wohnungseigentümer weggefallen.

Die Rücklage ist nun für alle Arten von Liegenschaftsaufwendungen, auch für die Überbrückung von Finanzierungslücken – etwa bei der Abdeckung von Bewirtschaftungskosten – verwendbar.

Die Verwendung der Rücklage für alle Arten von Liegenschaftsaufwendungen, die den Rahmen der alltäglichen Finanzgebarung eines Wohnungseigentumsverwalters sprengen, ist ebenfalls gedeckt. (OGH 22.1.2008, 5 Ob 239/07 v)

Erfordernisse einer Abrechnung
§ 20 Abs 3 WEG verpflichtet den Hausverwalter zur Legung einer ordentlichen und richtigen Abrechnung. Der Zweck der Rechnungslegungspflicht liegt darin, die Grundlagen für die Beurteilung der Ansprüche und Verpflichtungen gegenüber dem zur Rechnungslegung Verpflichteten zu klären. Diese Forderung nach Aufklärung gegenüber dem Berechtigten betrifft somit zunächst insbesondere die Verpflichtung zur Legung einer „ordentlichen“ Abrechnung, d.h. einer solchen, die eine systematische, übersichtliche und einer Nachprüfung leicht zugängliche Gliederung der Einnahmen und Ausgaben enthält.

Dies hat durch eine detaillierte Aufstellung der Einnahmen- und Ausgabeposten zu erfolgen, wobei sowohl auf Einnahmen- als auch Ausgabenseite der Zeitpunkt der Zahlung, ihr Verwendungszweck und der Zahlungsempfänger bzw. der Leistende zu bezeichnen sind. Darüber hinaus muss die gelegte Abrechnung inhaltlich richtig sein. Die Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit beschränkt sich nicht auf die Kontrolle der Vollständigkeit und Richtigkeit der Zahlen und Belege; zu prüfen ist einerseits die Richtigkeit tatsächlich stattgefundener Geldflüsse und andererseits, ob Ausgaben bzw. Einnahmen dem durch Gesetz und Vereinbarung definierten Auftrag einer ordentlichen Verwaltung entsprechen.

Es entspricht nicht den Kriterien einer ordnungsgemäßen Verwaltung, Zahlungen, die als Beiträge zur Rücklage gewidmet und betragsmäßig festgesetzt sind, nach eigenem Ermessen zu unterschiedlichen Zeitpunkten bzw. in unregelmäßigen Abständen auf jenes Sparbuch zu buchen, das der Deckung von Aufwendungen dient. Eine ordnungsgemäße Abrechnung hat der Antragstellerin die Kontrolle zu ermöglichen, zu welchem Zeitpunkt ihre Zahlungen auf das Konto des Antragsgegners (Mehrheitseigentümer und Hausverwalter) eingegangen sind und in der Folge auf das Rücklagensparbuch gebucht wurde, sowie ob der Antragsgegner seiner Beitragspflicht zur Rücklage vollständig entsprochen hat. (5 Ob 258/07p, 08.01.2008)

Betriebskostenabrechnung – neue ÖNORM

Per 01. April 2008 gilt für Betriebskostenabrechnungen die ÖNORM A 4000 in einer aktualisierten Form.

Die Abrechnung ist – in Anlehnung an die Bestimmungen des Heizkostenabrechnungsgesetzes – in drei Teile gegliedert: eine Belegsammlung, eine Langfassung und eine Kurzfassung, die aufeinander aufbauen.

Die Belegsammlung ist – nach ÖNORM A 4000 – „die vollständige Sammlung aller der Abrechnung zugrunde liegenden Belege, die in übersichtlicher und nachprüfbarer Weise zusammengestellt ist, so dass sie den Sachgruppen eindeutig zugeordnet werden können“.

Die Langfassung enthält eine übersichtliche Aufstellung der zugeordneten Kosten und Einnahmen. Dabei sind jeweils Empfänger und Zweck der Zahlung anzuführen und die Rechenschritte darzustellen, die zum Saldo (in der Kurzfassung) geführt haben.

Die Kurzfassung liefert eine Übersicht über die Abrechnung sowie eine summenmäßige, nach Sachgruppen geordnete Aufstellung der Kosten (vermindert um allfällige Einnahmen). Sie gibt außerdem Aufschluss über den Anteil, der sich für das Nutzungsobjekt ergibt, enthält eine Gegenüberstellung mit den vorgeschriebenen oder bezahlten Akontierungen und weist den Saldo aus.

Da die Hausverwaltungen Anpassungen in der Software bzw. Buchhaltung vornehmen müssen, wird die Änderung frühestens für Abrechnungen auf den 30.06.2009 relevant werden.

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